SOP (Standar Operasional Prosedure)

   Assalamualaikum Wr.Wb
Pada kesempatan kali ini ,saya akan menjelaskan tentang SOP(Standart Operasional Prosedur),sebelumnya ini juga sharing dari Mas fajar,temen blc yang berasal dari pekanbaru riau.Semoga dapat membantu dan bermanfaat bagi para readers yah :)Selamat membaca;)

                                                    

                                            (Standart Operasional Prosedur)
A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
         Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi
kerja tertulis yang terdokumentasi mengenai proses
penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
     Sedangkan Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
1.Manfaat Standar Operasional Prosedur
    Manfaat dari standar operasional prosedur sangatlah  banyak,diantaranya:

      ▪ sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai

         dalam menyelesaikan pekerjaannya.

      ▪ Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang

         mungkin dilakukan oleh  pegawai dalam

         pekerjaanya.

      ▪ Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

      ▪ Membantu pegawai menjadi lebih mandiri 

      ▪ Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

      ▪ Menciptakan ukuran standar kinerja 

      ▪ Memberikan informasi mengenai kualifikasi

         kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam

          melaksanakan tugasnya.

      ▪ Memberikan informasi dalam upaya peningkatan

           kompetensi pegawai.

      ▪ Memberikan informasi mengenai beban tugas yang

          dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan

          tugasnya.

2. Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)
   Selain memiliki manfaat yang sangat banyak,SOP juga memiliki beberapa tujuan.tujuan dari SOP   adalah sebagai berikut:
  ▪ Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat
    kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi
    atau unit kerja.
  ▪ Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiaptiap
    posisi dalam organisasi.
  ▪ Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung
     jawab dari petugas/pegawai terkait.
  ▪ Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai
   dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
  ▪ Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
   duplikasi, dan inefisiensi.
3. Fungsi Standarad Operating Prosedure
   ▪ Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit
    kerja.
   ▪ Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
   ▪ Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan
     mudah dilacak
   ▪ Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama
    disiplin dala bekerja.
   ▪ Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan
    rutin.
    Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur
sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber
daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan
visi dan misi perusahaan.
4. Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure
(SOP)
Keuntungan dari SOP adalah sebaai berikut:
  ▪  Menjadi pedoman bagi pelaksana,
     menjadi alat komunikasi dan pengawasan serta
     menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
  ▪ Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam
    bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap
    pekerjaan.
  ▪ SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat
    trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja
   pegawai.
B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR
1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)
    Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan
format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan
dipakai oleh suatu organisasi yaitu:
• banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam
suatu prosedur.
• Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad
Operating Prosedure (SOP)
• tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating
Prosedure (SOP) ini.
    Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)
a. langkah sederhana (simple steps)
   Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun
hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan
yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam
situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan
prosedur yang telah disusun.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
    Format ini merupakan pengembangan dari simple steps.
Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah
dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya
memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
c. Grafik (graphic)
     Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam
memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk
pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).
d. Diagram alir (flowcharts)
     Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika
dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban)
seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar”
atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang
bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan
dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri
dari 4simbol, yaitu:
   1. simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai
      dan berakhir.
  2. Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau
      kegiatan eksekusi.
  3. Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan
      pengambilan keputusan.
  4. Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan
     (alur proses kegiatan).
  5. Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan
      hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
.
Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts
terdiri dari 2jenis yaitu:
1. Linear flowcharts (diagram alir linier)
Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan
yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur
pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara
singkat didalam simbol yang dipakai.
2. Branching flowcharts (diagram alir bercabang).
Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya
unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom
kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.
2. Simbol-simbol dalam prosedur kerja
a. jenis-jenis simbol
  1. Lingkaran besar (O)
  2. belah ketupat
  3. segi empat bujur sangkar
  4. segi tiga terbalik
  5. segi tiga ganda terbalik
  6. lingkaran kecil
  7. anak panah
b. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur
   1. jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagianbagian
       pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
       bidang tugas.
   2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap
       tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang
      diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
   3. Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang
      diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaikbaiknya.
   4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat
       mengerjakan pekerjaan.
   5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas
       atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja
       pegawai.
   6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan
      sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
   7. Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.
C. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
  1. berdasarka sifat kegiatan.
     a. SOP teknis
      ciri-ciri SOP teknis:
      • pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja
        atau jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
      • Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau
        langkah detail pelaksanaan kegiatan.
    b. SOP administratif
      ciri-ciri administratif:
      • Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau
        lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang
        tunggal.
      • Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah
        pelaksanaan kegiatan yang bersifat maokro ataupun mikro yang
        tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
.
D. AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE
   Asas-asas penyusunan standard operating prosedue:
   • asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang
     bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan
     yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
   • Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggung
     jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang
    ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
   • Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban
     antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak
     mempunyai tanggung jawab yang sama.
   • Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan
     kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masingmasing
     pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
   • Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan
     administrasi umum baik secara langsung maupun tidak
     langsung.
   • Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin
     terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan
     waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin
    kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
   • Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua
     pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
   • Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan
     transparansi dalam pelaksanaan tugas
E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE
    a) Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas,
        sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan
        diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
    b) Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman
         yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan
        akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila
        diperlukan adanya biaya pelayanan.
   c) Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan
       kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama
       waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masingmasing
       pegawai/pejabat.
   d) Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu
       bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan
       yang berlaku.
   e) SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri
 jika terjadi hambatan.
      1. Manfaat prosedur tertulis adalah;
          a. Planning-controlling
              - mempermudah dalam pencapaian tujuan.
              - merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi
                 masing-masing pegawai.
              - menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan
                 biaya.
              - mepermudah pengawasan.
          b. Organizing
               - mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh
                 bawahan.
                - dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan
                   kantor dan dokumen.
                 -menciptakan konsistensi kerja.
          c. Staffing-leading
             - memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi
                pegawai.
             - konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi
                maksimal
             - mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
          d. Coordination
             - menciptakan koordinasi yang baik antar departemen
             - untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan
                independen
F. TEKNIK MENYUSUN SOP
    Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk
membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua
potensi yang ada, antara lain sebagai berikut:
  1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
  2. Membuat rancangan awal.
  3. Melakukan evaluasi internal.
  4. Melakukan evaluasi eksternal.
  5. Melakukan uji coba.
  6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.
  7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.
G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
    Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang
dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
   1. Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan
       alasan perubahannya.
   2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap
      diakses oleh semua pengguna potensial.
   3. Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat
      menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang
     dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.
   4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,
      mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan
      menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
 H. KESIMPULAN
      Dari Penjelasan diatas,dapat disimpulkan bahwa SOP singkatan dari Standart Operasional prosedur adalah suatu rangkaian instruksi kerja tertulis dan terdokumentasi mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan.SOP sendiri memiliki tujuan dan maksud,serta manfaat dan fungsi.oleh karena itu SOP juga memiliki beberapa keuntungan yang diantaranya adalah membuat pegawai lebih percaya diri dalam bekerja serta  menjadi pedomannya.Teknik menyusun dan menerapkan SOP sudah saya jelaskan,semoga dapat membantu reraders serta bermanfaat bagi para readers.cukup sekeian dulu dari saya.
Wassalamualaikum Wr.Wb.


REFERENSI :