Manajemen Proyek

Assalamualaikum Wr.Wb
Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang manajemen proyek yang disampaikan oleh Mbah Suro sebelumnya.Berikut penjelasannya.

A.Pengertian
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur."
Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa italia (1561) maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti "tangan". Bahasa perancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
 Sedangkan kata proyek berasal dari bahasa latin projectum dari kata kerja proicere yang artinya "untuk membuang sesuatu ke depan" . Kata awalnya berasal dari kata pro-, yang menunjukkan sesuatu yang mendahului tindakan dari bagian berikutnya dari suatu kata dalam suatu waktu (paralel dengan bahasa Yunani πρό ) dan kata iacere yang artinya "melemparkan". Sehingga kata "proyek" sebenarnya berarti "sesuatu yang datang sebelum apa pun yang terjadi". Dalam bahasa Indonesia, kata Proyek merupakan serapan dengan cara penerjemahan dari bahasa asing Project. Sehingga mungkin kosakata ini akhirnya masuk kedalam daftar kosakata bahasa indonesia yang sering salah dieja menjadi "projek"
 Proyek dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara,temporer, dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas  Contoh proyek yang terkenal antara lain adalah Proyek Manhattan  untuk pengembangan senjata nuklir pertama serta Program Apollo untuk mendaratkan manusia di bulan.
 Jadi kesimpulannya manajemen proyek adalah  Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
B.Prinsip umum manajemen Proyek 
Georgy R tery telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning,Organizing,Actuating,Controlling)

• Planning (Perencanaan)
• Organizing(Pengorganisasian)
• Actuating(Penggerakan)
• Controlling(Pengendalian)

Beriku penjelasan satu persatu dari POAC
a.Planning(Perencanaan)
  Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu.Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi ,baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas(konsultan).
Kontraktor maupun konsultan ,harus mempunyai konsep planning untuk yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut:
>Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
>Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia
>Menerjemahlkan rencana kedalam program-program yang kongkrit
>Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran
b.Organizing
Organizing(Pengorganisasian)dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang,dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi.Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab,sumbder daya maupun data.
Dalam proses manajemen,organisasi berfungsi untuk:
>menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik
> Membantu pimpinannya dalam  menggerakan fungsi-fungsi manajemen
>Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang        berada didalam kordinasinya.
 Dalam fungsi organizing ,koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan.koordinasi dapat dilakukan melaui mekanisme:
>Koordinasi Vertikal(Menggambarkan Fungsi komando)
>Koordinasi Horizontal(Menggambarkan interaksi satu level
>Koordinasi Diagonal (Menggambarkan interaksi berbeda level tapi diluar fungsi komando)
c.Actuating
 Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan dalam planning.Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan  kelompok  untuk menggerakan ,mengarahkan,dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini bebderapa metode untuk menyukseskan actuating yang dikemukakan oleh george R terry,yaitu:

1. Hargailah seseorang apapun tugasnya
2. Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus di buat dengan pertimbangkan karena adanya perbedaan individual dari pegawainya,sehingga dapat dilaksanakan oleh pegawainya dengan tepat
3. Perlu adanya pedoman kerja yang jelas,singkat,mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya
4. Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan 
5. Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan
6. Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik
7. pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
8. Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
9. Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
10. Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

d.Controling(Pengendalian)
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

    Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
    Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
    Prosedur dan cara kerjanya
    Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
C.Kesimpulan 
Dalam suatu proyek kita Kesimpulan perlu mengetahui konsep manajemen proyek sehingga kita dapat melaksanaka proyek tersebut secara maksimal dengan hasil yang memuaskan